Krok 1. Zanim cokolwiek wyślesz — skompletuj dowody
W sprawach o zapłatę wygrywa ten, kto ma dowody — fakty, z których wywodzisz roszczenie, musisz udowodnić Ty (art. 6 k.c.). Zbierz w jednym miejscu:
- fakturę (albo faktury) z widocznym terminem płatności,
- podstawę współpracy — umowę, zamówienie, zlecenie, a jeśli działaliście „na słowo" — maile lub wiadomości, z których wynika, co i za ile miałeś zrobić,
- dowód wykonania — protokół odbioru, dokument WZ, potwierdzenie dostawy, korespondencję odbiorową,
- korespondencję o długu — każdy mail czy SMS, w którym kontrahent obiecuje zapłatę albo prosi o przesunięcie terminu.
Krok 2. Krótkie przypomnienie — ale z limitem czasu
Zwykłe przypomnienie (telefon plus mail) bywa skuteczne przy zwykłym zapominalstwie i pozwala zachować relację. Ustaw sobie jednak twardą granicę: 7–14 dni. Jeżeli w tym czasie nie ma przelewu ani wiarygodnej propozycji, przechodzisz do kroku 4 — dalsze „przypominanie" uczy dłużnika, że Twoje faktury można płacić jako ostatnie.
Krok 3. Policz, ile kontrahent jest Ci winien NAPRAWDĘ
Wielu wierzycieli żąda tylko kwoty z faktury. Tymczasem w transakcjach między przedsiębiorcami ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych daje Ci dwa dodatkowe roszczenia:
- odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych — obecnie 13,75% rocznie (stopa referencyjna NBP + 10 punktów proc., art. 4 pkt 3 lit. b ustawy; stawka od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r. według obwieszczenia Ministra Finansów i Gospodarki z 22 czerwca 2026 r., M.P. poz. 642), liczone bez wezwania od dnia po terminie płatności do dnia zapłaty, jeżeli swoje świadczenie już spełniłeś (art. 7 ust. 1 ustawy);
- rekompensatę za koszty odzyskiwania należności — zryczałtowane 40 € (należność do 5 000 zł), 70 € (ponad 5 000 zł, ale poniżej 50 000 zł) albo 100 € (od 50 000 zł) — od każdej transakcji handlowej osobno, w praktyce najczęściej od każdej faktury, bez wzywania (art. 10 ust. 1 i 3 ustawy) i bez wykazywania jakichkolwiek kosztów (uchwała SN z 11 grudnia 2015 r., III CZP 94/15). Przysługuje nawet wtedy, gdy dłużnik ostatecznie zapłacił, ale po terminie — prawo do niej powstaje z chwilą nabycia prawa do odsetek (art. 10 ust. 1 ustawy).
Przy kilkunastu przeterminowanych fakturach sama suma rekompensat potrafi przekroczyć wartość niejednej z nich. Policzysz to (z właściwymi kursami NBP, art. 10 ust. 1a ustawy) w bezpłatnym kalkulatorze rekompensat i odsetek. Szczegółowo o rekompensatach — komu przysługują i jak je odzyskać także z faktur już zapłaconych — piszę w osobnym poradniku.
Krok 4. Ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty
Profesjonalne wezwanie to sygnał, że sprawa przestała być towarzyska. Dobre wezwanie zawiera: dokładne oznaczenie stron, listę faktur z kwotami i terminami, wyliczone odsetki i rekompensaty, numer rachunku, termin zapłaty (zwykle 7 dni od otrzymania) oraz rygor skierowania sprawy do sądu wraz z informacją o kosztach, które wtedy poniesie dłużnik.
- Wyślij listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres rejestrowy dłużnika (CEIDG/KRS); kopię możesz dodatkowo wysłać mailem.
- Zachowaj wydruk pisma i dowód nadania — będą załącznikami do pozwu.
- Część dłużników płaci właśnie na tym etapie — sądowa perspektywa i konkretne, policzone kwoty robią różnicę, której nie robi dziesiąty telefon.
Krok 5. Pozew o zapłatę — tryby i koszty
Termin z wezwania minął? Czas na sąd. W sprawie o niezapłaconą fakturę pozew kierujesz co do zasady do sądu właściwego dla siedziby pozwanego (art. 30 k.p.c.), a gdy dłużnik prowadzi jednoosobową działalność — dla jego miejsca zamieszkania (art. 27 § 1 k.p.c.). Poza sprawami przeciwko konsumentom (art. 31 § 2 k.p.c.) często możesz też wybrać sąd miejsca wykonania umowy — przy sprzedaży miejsca dostawy towaru, przy usługach miejsca ich świadczenia (art. 34 § 1 i 2 k.p.c.) — albo sąd zakładu głównego lub oddziału dłużnika, z którego działalnością wiąże się roszczenie (art. 33 k.p.c.); wybór wówczas należy do Ciebie (art. 43 § 1 k.p.c.). Sąd wskazany w pisemnej umowie o właściwość jest co do zasady wyłącznie właściwy, chyba że pozew składasz w e-sądzie (art. 46 § 1 k.p.c.).
Które postępowanie?
- Postępowanie upominawcze — standardowa ścieżka. Jeżeli Twoje roszczenie nie budzi wątpliwości, sąd wydaje nakaz zapłaty na posiedzeniu niejawnym — bez rozprawy i bez Twojej obecności (art. 480⁴ § 1 i art. 499 k.p.c.).
- Postępowanie nakazowe — dostępne na Twój wniosek zgłoszony w pozwie (art. 484¹ k.p.c.), gdy masz „mocne" dokumenty, np. fakturę zaakceptowaną przez dłużnika (podpisaną), wezwanie do zapłaty z pisemnym uznaniem długu (art. 485 § 1 pkt 2 i 3 k.p.c.) albo — w transakcjach handlowych — umowę z dowodem wykonania i dowodem doręczenia faktury (art. 485 § 2¹ k.p.c.). Nagroda: opłata sądowa spada do ¼ opłaty zwykłej (art. 19 ust. 2 pkt 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, dalej: u.k.s.c.), a nakaz od razu stanowi tytuł zabezpieczenia (art. 492 § 1 k.p.c.).
- E-sąd (EPU) — wariant elektroniczny dla spraw czystych dowodowo, tylko dla roszczeń wymagalnych w ciągu trzech lat przed wniesieniem pozwu (art. 505²⁹ᵃ k.p.c.); również z obniżoną opłatą — ¼ opłaty zwykłej (art. 19 ust. 2 pkt 2 u.k.s.c.). Wymaga konta w systemie, bo pisma wnosisz wyłącznie elektronicznie (art. 505³¹ § 1 k.p.c.), i ma swoje wady (przede wszystkim konieczność wnoszenia pozwu od nowa po sprzeciwie pozwanego: sąd umarza wtedy postępowanie, a skutki pierwszego pozwu zachowasz, jeśli nowy wniesiesz w ciągu trzech miesięcy od dnia wydania postanowienia o umorzeniu — art. 505³⁶ i art. 505³⁷ § 2 k.p.c.).
Szczegółowe porównanie obu rodzajów postępowań — dokumenty, opłaty, zabezpieczenie na majątku — znajdziesz w poradniku Upominawcze czy nakazowe.
Opłaty sądowe od pozwu (2026; art. 13 ust. 1 i 2, art. 19 ust. 2, art. 20 ust. 1 i art. 21 u.k.s.c.)
| Wartość przedmiotu sporu | Opłata zwykła | Nakazowe (¼, min. 30 zł) |
|---|---|---|
| do 500 zł | 30 zł | 30 zł |
| 500 – 1 500 zł | 100 zł | 30 zł |
| 1 500 – 4 000 zł | 200 zł | 50 zł |
| 4 000 – 7 500 zł | 400 zł | 100 zł |
| 7 500 – 10 000 zł | 500 zł | 125 zł |
| 10 000 – 15 000 zł | 750 zł | 188 zł |
| 15 000 – 20 000 zł | 1 000 zł | 250 zł |
| ponad 20 000 zł | 5% WPS | 1,25% WPS |
Co ważne: koszty procesu ponosi co do zasady przegrywający — w pozwie żądasz ich zwrotu od dłużnika, razem z opłatą (art. 98 § 1 k.p.c.). Koszty wysłania wezwania pokrywa rekompensata za koszty odzyskiwania należności, a jeśli faktycznie poniesione koszty odzyskiwania były wyższe, ich uzasadnioną nadwyżkę możesz dochodzić dodatkowo (art. 10 ust. 1 i 2 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych).
Krok 6. Nakaz zapłaty — i co dalej
Pozwany ma dwa tygodnie od doręczenia nakazu na sprzeciw (nakaz w postępowaniu upominawczym) albo miesiąc na zarzuty (nakaz w postępowaniu nakazowym) — art. 480² § 2 k.p.c.; brak reakcji w tym terminie oznacza, że nakaz staje się prawomocny i ma skutki prawomocnego wyroku (art. 480² § 4 k.p.c.). Wtedy występujesz o klauzulę wykonalności (art. 782 § 1 k.p.c.; nakazowi z e-sądu sąd nadaje ją z urzędu po uprawomocnieniu — art. 782 § 2 k.p.c.) i idziesz do komornika.
Krok 7. Klauzula wykonalności i komornik
Prawomocny nakaz z klauzulą wykonalności to tytuł wykonawczy (art. 776 i art. 777 § 1 pkt 1 k.p.c.). Składasz wniosek o wszczęcie egzekucji do wybranego komornika (możesz wybrać komornika z obszaru apelacji, w której działa komornik właściwy dla dłużnika, poza egzekucją z nieruchomości — art. 10 ust. 1 ustawy o komornikach sądowych; wybrany komornik odmówi jednak wszczęcia egzekucji, gdy przekracza ustawowe limity zaległości lub wpływu spraw — art. 10 ust. 4), wskazując znane Ci składniki majątku: rachunki, wierzytelności u kontrahentów dłużnika, pojazdy. Jeżeli egzekucja stoi w miejscu — masz prawo żądać od komornika wyjaśnień o stanie sprawy (art. 763 § 1 k.p.c.); pilnowanie własnej egzekucji jest ważne. Całą drogę od nakazu do komornika — z terminami i kosztami egzekucji — rozpisuję w poradniku Nakaz zapłaty bez rozprawy: od pozwu do komornika.
Niektóre terminy przedawnienia — policz, zanim przepadnie
- 2 lata — roszczenia ze sprzedaży towarów dokonanej w ramach działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy (art. 554 k.c.) oraz z umowy o dzieło (tu: liczone od oddania dzieła — art. 646 k.c.),
- 3 lata — pozostałe roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, o ile przepis szczególny nie przewiduje krótszego terminu (art. 118 k.c.); uwaga: wynagrodzenie za usługi i zlecenia świadczone zawodowo (np. IT, marketing, doradztwo, księgowość) przedawnia się już po 2 latach (art. 751 pkt 1 w zw. z art. 750 k.c.),
- koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, ale tylko przy terminach 2-letnich i dłuższych (art. 118 zd. 2 k.c.),
- bieg przedawnienia przerywa m.in. złożenie pozwu oraz uznanie długu przez dłużnika (art. 123 § 1 pkt 1 i 2 k.c.),
- uwaga: w niektórych sprawach istnieją znacznie krótsze terminy przedawnienia niż 2 lata — np. roszczenia z umowy przewozu i spedycji przedawniają się z upływem roku, bez przesunięcia na koniec roku kalendarzowego (art. 792 i art. 803 § 1 k.c., art. 77 ust. 1 ustawy – Prawo przewozowe; art. 118 zd. 2 k.c.)!
- pełna tabela terminów i to, co naprawdę przerywa bieg przedawnienia — w poradniku Przedawnienie faktur B2B: 2 czy 3 lata?
Praktyczny wniosek: najstarszych faktur nie odkładaj „na po wakacjach" — grudzień potrafi przedawnić całe roszczenie, a wtedy dłużnik może uchylić się od zapłaty (art. 117 § 2 k.c.).
Wyślij profesjonalne wezwanie z generatora, poprowadź sprawę sam z kompletem dokumentów, albo oddaj ją radcy prawnemu.
Generator wezwania Pakiet „Pozew krok po kroku" — 99 zł Zleć sprawę — wycena przed decyzją
Pytania, które słyszę najczęściej
Faktura nie jest podpisana przez dłużnika — czy mogę iść do sądu?
Tak. Niepodpisana faktura zwykle wystarcza w postępowaniu upominawczym — zwłaszcza w zestawieniu z zamówieniem, dowodem dostawy i korespondencją; sąd odmówi wydania nakazu, gdy twierdzenia co do faktów budzą wątpliwość (art. 499 pkt 2 k.p.c.). Do tańszego postępowania nakazowego (opłata wynosi czwartą część opłaty zwykłej — art. 19 ust. 2 pkt 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych) prowadzi podpisana (zaakceptowana) faktura (art. 485 § 1 pkt 2 k.p.c.), a w transakcjach handlowych także umowa z dowodem wykonania i dowodem doręczenia faktury (art. 485 § 2¹ k.p.c.).
Ile to wszystko trwa?
W sprawach bezspornych nakaz zapłaty zapada zwykle w ciągu kilku–kilkunastu tygodni od złożenia pozwu, zależnie od obłożenia sądu. Sporo dłużników płaci wcześniej — po doręczeniu wezwania albo tuż po doręczeniu nakazu.
Czy mogę żądać zwrotu kosztów windykacji wyższych niż rekompensata 40/70/100 €?
Tak — jeżeli uzasadnione koszty odzyskiwania należności (np. prowizja firmy windykacyjnej) przekroczyły rekompensatę, możesz dochodzić nadwyżki (art. 10 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych), ale musisz ją udokumentować.
Dłużnik zniknął i nie odbiera korespondencji — co wtedy?
W obrocie profesjonalnym przedsiębiorca ponosi ryzyko zaniedbania adresu w rejestrze: pismo dla podmiotu wpisanego do KRS, którego nie da się doręczyć, bo nie ujawnił w rejestrze zmiany adresu, pozostawia się w aktach ze skutkiem doręczenia, chyba że nowy adres jest sądowi znany (art. 133 § 2² i art. 139 § 3 k.p.c.); przedsiębiorcy z CEIDG, który nie zaktualizował adresu do doręczeń, pierwsze pismo doręcza się na adres zamieszkania (art. 139 § 2¹ k.p.c.). Nieodbieranie poczty nie chroni więc przed nakazem ani przed komornikiem — gdy jednak dłużnik jest osobą fizyczną, nie odebrał pozwu ani nakazu, a aktualność jego adresu budzi wątpliwości, sąd zobowiąże Cię do doręczenia przez komornika w terminie dwóch miesięcy (art. 139¹ § 1, § 1¹ i § 2 k.p.c.).
Ile kosztuje pozew o zapłatę 10 000 zł?
Opłata sądowa od pozwu przy 10 000 zł wynosi 500 zł (art. 13 ust. 1 pkt 5 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych), a w postępowaniu nakazowym i w e-sądzie — czwartą część, czyli 125 zł (art. 19 ust. 2 tej ustawy). Jeżeli sprawę prowadzi radca prawny, dochodzi opłata skarbowa od pełnomocnictwa 17 zł (art. 1 ust. 1 pkt 2 i część IV załącznika do ustawy o opłacie skarbowej), a sąd zasądza od dłużnika koszty zastępstwa: przy nakazie zapłaty, który się uprawomocnił, stawka minimalna wynosi 1 200 zł, w procesie po sprzeciwie — 1 800 zł (§ 3 ust. 1 pkt 4 i § 2 pkt 4 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie opłat za czynności radców prawnych). Wszystkie te kwoty wykłada wierzyciel, ale po wygranej zwraca je strona przegrywająca (art. 98 § 1 k.p.c.). Jeżeli pozew do e-sądu składa radca prawny z pozewdosadu.pl, wynagrodzenie wynosi 299 zł brutto plus opłata sądowa; po nakazie kancelarii należą się koszty zastępstwa zasądzone od dłużnika i prowizja od odzyskanej kwoty (cennik).
Czy kontrahent może narzucić w umowie termin płatności 90 dni?
Między przedsiębiorcami termin zapłaty nie może przekraczać 60 dni od doręczenia faktury, chyba że strony wyraźnie ustalą inaczej, a takie ustalenie nie jest rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela (art. 7 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Gdy dłużnikiem jest duży przedsiębiorca, a wierzycielem mikro-, mały lub średni, 60 dni to granica bez wyjątków (art. 7 ust. 2a). Termin ustalony z naruszeniem tych zasad nie chroni dłużnika: odsetki należą się po upływie 60 dni od doręczenia faktury (art. 7 ust. 3), a zamiast terminu ustalonego z naruszeniem art. 7 ust. 2 lub 2a stosuje się termin 60 dni od doręczenia faktury (art. 13 ust. 2 pkt 1 i 2); postanowienia wyłączające lub ograniczające prawo do odsetek i rekompensaty są nieważne (art. 13 ust. 1).
Na fakturze nie ma terminu płatności — od kiedy naliczać odsetki?
W transakcjach handlowych odsetki ustawowe za opóźnienie przysługują wtedy bez wezwania po upływie 30 dni od dnia wykonania usługi lub dostawy (art. 6 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Poza tą ustawą obowiązuje reguła ogólna: świadczenie bez oznaczonego terminu trzeba spełnić niezwłocznie po wezwaniu (art. 455 k.c.). Najbezpieczniej wpisywać termin płatności w umowie i na każdej fakturze — wtedy odsetki biegną od dnia następującego po tym terminie (art. 481 § 1 k.c., a w transakcjach handlowych art. 7 ust. 1 tej ustawy) i nie ma sporu o datę.
Czy opłaca się iść do sądu o fakturę na 2 000 zł?
Przy 2 000 zł opłata sądowa wynosi 200 zł, a w postępowaniu nakazowym lub w e-sądzie 50 zł (art. 13 ust. 1 pkt 3 i art. 19 ust. 2 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych); do należności dochodzą rekompensata 40 euro (art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych) i odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych: 13,75% rocznie w drugim półroczu 2026 r. (obwieszczenie Ministra Finansów i Gospodarki z 22 czerwca 2026 r., M.P. poz. 642). Przegrywający dłużnik zwraca opłatę oraz — gdy występuje pełnomocnik — koszty zastępstwa w stawce minimalnej 600 zł przy nakazie zapłaty albo 900 zł w procesie (§ 3 ust. 1 pkt 3 i § 2 pkt 3 rozporządzenia w sprawie opłat za czynności radców prawnych). Nieopłacalna bywa nie sprawa sądowa, lecz egzekucja wobec dłużnika bez majątku — przed pozwem sprawdź, czy kontrahent nadal działa i ma rachunki albo własnych kontrahentów.
Dłużnik proponuje zapłatę należności głównej, jeśli odpuszczę odsetki i rekompensatę — na co uważać?
Zapis w umowie, który z góry wyłącza lub ogranicza prawo do odsetek i rekompensaty, jest nieważny (art. 13 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych), a samego roszczenia o rekompensatę nie można zbyć (art. 10 ust. 4). Ustępstwo wobec dłużnika już po powstaniu długu to Twoja decyzja handlowa. Jeżeli ją podejmujesz, spisz porozumienie: dłużnik potwierdza na piśmie wysokość długu, zapłata następuje w konkretnym terminie, a przy braku wpłaty w terminie wracasz do pełnej kwoty z odsetkami i rekompensatą. Pisemne uznanie długu przerywa bieg przedawnienia (art. 123 § 1 pkt 2 k.c.) i razem z wezwaniem może być podstawą nakazu w postępowaniu nakazowym (art. 485 § 1 pkt 3 k.p.c.).
Marcin Marusiński jest radcą prawnym wpisanym na listę Okręgowej Izby Radców Prawnych w Łodzi pod numerem ŁD-M-1936. Zawód wykonuje od 2014 r. Prowadzi sprawy o zapłatę dla przedsiębiorców z całej Polski — od wezwania do zapłaty, przez pozew i nakaz zapłaty, po egzekucję komorniczą. Jest autorem poradników i narzędzi serwisu pozewdosadu.pl: bezpłatnego generatora wezwania do zapłaty oraz pakietu „Pozew o zapłatę krok po kroku”. Teksty w serwisie opisują stan prawny na dzień podany przy każdym poradniku i nie zastępują porady w konkretnej sprawie. Więcej o autorze: marusinski.pl.
Stan prawny: sierpień 2026.