Kontrahent nie płaci faktury? Co robić — krok po kroku

Krok 1. Zanim cokolwiek wyślesz — skompletuj dowody

W sprawach o zapłatę wygrywa ten, kto ma dowody. Zbierz w jednym miejscu:

• fakturę (albo faktury) z widocznym terminem płatności,
• podstawę współpracy — umowę, zamówienie, zlecenie, a jeśli działaliście „na słowo" — maile lub wiadomości, z których wynika, co i za ile miałeś zrobić,
• dowód wykonania — protokół odbioru, dokument WZ, potwierdzenie dostawy, korespondencję odbiorową,
• korespondencję o długu — każdy mail czy SMS, w którym kontrahent obiecuje zapłatę albo prosi o przesunięcie terminu.

Krok 2. Krótkie przypomnienie — ale z limitem czasu

Zwykłe przypomnienie (telefon plus mail) bywa skuteczne przy zwykłym zapominalstwie i pozwala zachować relację. Ustaw sobie jednak twardą granicę: 7–14 dni. Jeżeli w tym czasie nie ma przelewu ani wiarygodnej propozycji, przechodzisz do kroku 4 — dalsze „przypominanie" uczy dłużnika, że Twoje faktury można płacić jako ostatnie.

Krok 3. Policz, ile kontrahent jest Ci winien NAPRAWDĘ

Większość żąda tylko kwoty z faktury. Tymczasem w transakcjach między przedsiębiorcami ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych daje Ci dwa dodatkowe roszczenia:

• odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych — obecnie 13,75% rocznie (stopa referencyjna NBP + 10 punktów proc.), liczone od dnia po terminie płatności do dnia zapłaty;
• rekompensatę za koszty odzyskiwania należności — zryczałtowane 40 € (należność do 5 000 zł), 70 € (ponad 5 000 do 50 000 zł) albo 100 € (od 50 000 zł) — od każdej faktury osobno, bez wzywania i bez wykazywania jakichkolwiek kosztów. Przysługuje nawet wtedy, gdy dłużnik ostatecznie zapłacił, ale po terminie.

Przy kilkunastu przeterminowanych fakturach sama suma rekompensat potrafi przekroczyć wartość niejednej z nich. Policzysz to w minutę (z właściwymi kursami NBP) w bezpłatnym kalkulatorze rekompensat i odsetek. Szczegółowo o rekompensatach — komu przysługują i jak je odzyskać także z faktur już zapłaconych — piszę w osobnym poradniku.

Krok 4. Ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty

Profesjonalne wezwanie to sygnał, że sprawa przestała być towarzyska. Dobre wezwanie zawiera: dokładne oznaczenie stron, listę faktur z kwotami i terminami, wyliczone odsetki i rekompensaty, numer rachunku, termin zapłaty (zwykle 7 dni od otrzymania) oraz rygor skierowania sprawy do sądu wraz z informacją o kosztach, które wtedy poniesie dłużnik.

• Wyślij listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres rejestrowy dłużnika (CEIDG/KRS); kopię możesz dodatkowo wysłać mailem.
• Zachowaj wydruk pisma i dowód nadania — będą załącznikami do pozwu.
• Część dłużników płaci właśnie na tym etapie — sądowa perspektywa i konkretne, policzone kwoty robią różnicę, której nie robi dziesiąty telefon.

Krok 5. Pozew o zapłatę — tryby i koszty

Termin z wezwania minął? Czas na sąd. W sprawie o niezapłaconą fakturę pozew kierujesz do sądu właściwego dla siedziby pozwanego, ale często masz możliwość wybrania sądu bliżej Ciebie — wybór wówczas należy do Ciebie.

Które postępowanie?

• Postępowanie upominawcze — standardowa ścieżka. Jeżeli Twoje roszczenie nie budzi wątpliwości, sąd wydaje nakaz zapłaty na posiedzeniu niejawnym — bez rozprawy i bez Twojej obecności.
• Postępowanie nakazowe — dostępne, gdy masz „mocne" dokumenty, np. fakturę zaakceptowaną przez dłużnika (podpisaną) albo pisemne uznanie długu. Nagroda: opłata sądowa spada do ¼ opłaty zwykłej, a nakaz od razu stanowi tytuł zabezpieczenia.
• E-sąd (EPU) — wariant elektroniczny dla spraw czystych dowodowo; również z obniżoną opłatą. Wymaga konta w systemie i ma swoje wady (przede wszystkim konieczność wnoszenia pozwu od nowa po sprzeciwie pozwanego).

Szczegółowe porównanie obu rodzajów postępowań — dokumenty, opłaty, zabezpieczenie na majątku — znajdziesz w poradniku Upominawcze czy nakazowe.

Opłaty sądowe od pozwu (2026)

Co ważne: koszty procesu ponosi ostatecznie przegrywający — w pozwie żądasz ich zwrotu od dłużnika, razem z opłatą i kosztami wezwania.

Krok 6. Nakaz zapłaty — i co dalej

Pozwany ma 2 tygodnie od doręczenia nakazu na wniesienie sprzeciwu (w nakazowym: zarzutów). Statystycznie w sprawach fakturowych znaczna część nakazów staje się prawomocna z powodu braku reakcji pozwanego — wtedy występujesz o klauzulę wykonalności i idziesz do komornika.

Krok 7. Klauzula wykonalności i komornik

Prawomocny nakaz z klauzulą wykonalności to tytuł wykonawczy. Składasz wniosek o wszczęcie egzekucji do wybranego komornika (możesz wybrać dowolnego w obrębie danej apelacji, poza egzekucją z nieruchomości), wskazując znane Ci składniki majątku: rachunki, wierzytelności u kontrahentów dłużnika, pojazdy. Jeżeli egzekucja stoi w miejscu — masz prawo żądać od komornika informacji o stanie sprawy; pilnowanie własnej egzekucji jest ważne. Całą drogę od nakazu do komornika — z terminami i kosztami egzekucji — rozpisuję w poradniku Nakaz zapłaty bez rozprawy: od pozwu do komornika.

Niektóre terminy przedawnienia — policz, zanim przepadnie

• 2 lata — roszczenia ze sprzedaży towarów dokonanej w ramach działalności przedsiębiorstwa oraz z umowy o dzieło (tu: liczone od oddania dzieła),
• 3 lata — większość roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, w tym z typowych umów o świadczenie usług,
• koniec terminu przypada co do zasady na ostatni dzień roku kalendarzowego (przy terminach 2-letnich i dłuższych),
• bieg przedawnienia przerywa m.in. złożenie pozwu oraz uznanie długu przez dłużnika,
• uwaga: w niektórych sprawach istnieją znacznie krótsze terminy przedawnienia niż 2 lata!
• pełna tabela terminów i to, co naprawdę przerywa bieg przedawnienia — w poradniku Przedawnienie faktur B2B: 2 czy 3 lata?

Praktyczny wniosek: najstarszych faktur nie odkładaj „na po wakacjach" — grudzień potrafi skasować roszczenie w całości.

Pytania, które słyszę najczęściej

Marcin Marusiński — radca prawny (nr wpisu ŁD-M-1936), od kilkunastu lat prowadzi spory gospodarcze i windykację należności B2B. Autor pakietu „Pozew o zapłatę krok po kroku". Więcej: marusinski.pl

Stan prawny: sierpień 2026.