Zasada ogólna — 3 lata, ale koniec roku
Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się po trzech latach. Termin liczy się od dnia wymagalności, czyli od dnia następującego po terminie płatności z faktury lub umowy — nie od daty wystawienia faktury i nie od daty sprzedaży.
Koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (dotyczy terminów co najmniej dwuletnich). W praktyce oznacza to, że faktura wymagalna 10 marca 2024 r. objęta trzyletnim terminem przedawnienia nie przedawnia się 10 marca 2027 r., lecz 31 grudnia 2027 r. Termin bywa zatem realnie dłuższy niż trzy lata — ale też wszystkie faktury z danego roku dotyczące tej samej kategorii towarów lub usług przedawniają się tego samego dnia. Stąd grudniowe wysypy pozwów.
Wyjątki, które dotyczą większości faktur — 2 lata
Trzy lata to reguła, od której ustawa robi wyjątki dla najczęstszych umów w obrocie:
- Sprzedaż towarów przez przedsiębiorcę — 2 lata. Dotyczy każdej sprzedaży dokonanej w zakresie działalności gospodarczej sprzedawcy, np. hurtownia, producent, sklep.
- Usługi (umowa zlecenia oraz umowy o świadczenie usług nieuregulowane odrębnymi przepisami, np. doradztwo, marketing, IT, księgowość, serwis, ochrona, sprzątanie) — 2 lata dla roszczeń o wynagrodzenie osób, które stale lub zawodowo zajmują się takimi czynnościami.
- Umowa o dzieło (np. projekt, wykonanie mebli, strony internetowej) — 2 lata od dnia oddania dzieła, a jeśli nie zostało oddane — od dnia, w którym miało być oddane.
- Przewóz i spedycja — 1 rok. Do tych terminów nie stosuje się zasady końca roku (termin jest krótszy niż dwa lata) — a i tutaj są wyjątki, w których termin przedawnienia wynosi tylko 6 miesięcy.
Trzyletni termin zostaje m.in. dla: robót budowlanych, czynszu najmu i dzierżawy, rat leasingu, pożyczek, odsetek za opóźnienie i rekompensat za koszty odzyskiwania należności.
Tabela — kiedy przedawnia się należność z faktury w obrocie B2B
| Czego dotyczy faktura | Termin | Od kiedy | Koniec z upływem roku? |
|---|---|---|---|
| Sprzedaż towarów (hurt, produkcja, detal) | 2 lata | dzień po terminie płatności | tak — 31.12 |
| Dostawa (umowa dostawy) | 2 lata | dzień po terminie płatności | tak — 31.12 |
| Usługi (zlecenie, doradztwo, IT, marketing, serwis) | 2 lata | dzień po terminie płatności | tak — 31.12 |
| Umowa o dzieło | 2 lata | dzień oddania dzieła (lub dzień, w którym miało być oddane) | tak — 31.12 |
| Roboty budowlane | 3 lata | dzień po terminie płatności | tak — 31.12 |
| Czynsz najmu / dzierżawy (świadczenia okresowe) | 3 lata | każda rata osobno | tak — 31.12 |
| Raty leasingu | 3 lata | każda rata osobno | tak — 31.12 |
| Pożyczka w obrocie B2B | 3 lata | dzień po terminie zwrotu | tak — 31.12 |
| Przewóz krajowy rzeczy | 1 rok | dzień dostarczenia przesyłki (albo dzień, w którym miała być dostarczona) | nie |
| Spedycja | 1 rok | dzień wykonania zlecenia (dzień dostarczenia przesyłki / dzień, w którym przesyłka miała być dostarczona) | nie |
| Odsetki za opóźnienie | 3 lata | każdy dzień osobno, ale nie później niż należność główna | tak — 31.12 |
| Rekompensata 40/70/100 € | 3 lata | dzień nabycia prawa do odsetek | tak — 31.12 |
| Należność stwierdzona nakazem zapłaty, wyrokiem lub ugodą sądową | 6 lat | uprawomocnienie | tak — 31.12 |
Co naprawdę oznacza, że roszczenie jest przedawnione
Dług nie znika. Przedawnienie daje dłużnikowi prawo do odmowy zapłaty — ale w obrocie między przedsiębiorcami dłużnik musi z tego prawa skorzystać sam: podnieść zarzut przedawnienia w sądzie. Sąd nie bada tego z urzędu (inaczej niż w przypadku roszczeń kierowanych przeciwko konsumentom). Trzy praktyczne skutki:
- Przedawnionego roszczenia z faktury nadal można dochodzić polubownie — wezwaniem do zapłaty, potrąceniem z tym, co sam jesteś winien dłużnikowi (jeżeli w chwili, gdy potrącenie stało się możliwe, przedawnienie jeszcze nie nastąpiło). Wielu kontrahentów płaci, bo nie wie, że mogłoby skutecznie odmówić.
- Dłużnik, który zapłacił przedawniony dług, nie może żądać zwrotu. Zapłata jest skuteczna.
- Pozew o przedawnioną fakturę to ryzyko, nie zakaz. Jeśli pozwany podniesie zarzut — przegrywasz i jako strona przegrana ponosisz koszty procesu. Jeśli nie zareaguje (co w sprawach z faktur może się zdarzyć) — nakaz zapłaty się uprawomocni. Decyzję warto podjąć z pełnomocnikiem, po sprawdzeniu, czy bieg terminu nie został po drodze przerwany.
Co przerywa bieg przedawnienia — i co nie
Po przerwaniu termin biegnie od nowa. Bieg terminu przedawnienia przerywają dwa zdarzenia:
- Pozew (a także wniosek o nadanie klauzuli wykonalności, wniosek egzekucyjny). Liczy się dzień złożenia w sądzie albo nadania w placówce Poczty Polskiej — nie dzień, w którym sąd zacznie działać. Po przerwaniu w taki sposób termin nie biegnie, dopóki postępowanie trwa.
- Uznanie długu przez dłużnika — i to jest najczęściej niewykorzystany atut wierzyciela. Uznanie nie musi być pod rygorem nieważności na piśmie: wystarczy e-mail „przepraszamy, zapłacimy należność z faktury nr … do końca miesiąca”, prośba o rozłożenie na raty, prośba o prolongatę terminu, a także częściowa zapłata z odniesieniem do konkretnej faktury lub umowy. Od każdego takiego zdarzenia termin biegnie od nowa. Dlatego korespondencję z dłużnikiem warto archiwizować, a nie kasować.
Plan na ostatnie tygodnie przed 31 grudnia
- Zrób listę faktur z terminem płatności w 2024 r. (towary, usługi, dzieło) i w 2023 r. (roboty budowlane, najem, leasing, pożyczki). To one przedawniają się 31 grudnia 2026 r.
- Sprawdź korespondencję z dłużnikiem — każdy mail z obietnicą zapłaty, prośbą o raty, potwierdzenie salda przesuwa termin. Zabezpiecz te dowody (cały plik maila z nagłówkami, nie zrzut ekranu z telefonu).
- Wyślij wezwanie do zapłaty z prośbą o potwierdzenie salda — nie po to, by przerwać bieg (nie przerwie), lecz by dać dłużnikowi okazję do uznania długu: podpisane saldo lub odpowiedź „zapłacimy w styczniu” załatwia sprawę. Wezwanie z wyliczeniem odsetek i rekompensaty wygenerujesz w minutę w generatorze wezwania.
- Jeżeli kontrahent milczy — pozew przed 31 grudnia. Decyduje data nadania na poczcie. Pozew w postępowaniu upominawczym o zapłatę faktury to w większości spraw formularz i załączniki — pakiet „Pozew o zapłatę krok po kroku”; gdy sprawa jest większa lub sporna — zleć sprawę radcy prawnemu.
- Nie polegaj na zawezwaniu do próby ugodowej — od 2022 r. tylko zawiesza bieg, i to na czas trwania postępowania; jako sposób na „kupienie czasu” straciło sens.
- Uwaga! Niektóre faktury, w tym transportowe i spedycyjne, monitoruj stale — z uwagi na krótki termin przedawnienia, którego bieg ponadto nie kończy się z końcem roku kalendarzowego, wymagają one szczególnej uwagi.
Darmowy generator wezwania z odsetkami i rekompensatą, pakiet z pozwem i instrukcją dla nie-prawników albo zlecenie sprawy radcy prawnemu.
Generator wezwania — bezpłatnie Pakiet „Pozew krok po kroku” — 249 zł Zleć sprawę — wycena przed decyzją
Pytania i odpowiedzi
Czy wezwanie do zapłaty przerywa bieg przedawnienia?
Nie. Przerywa go pozew albo uznanie długu przez dłużnika. Wezwanie ma inne zadania: dokumentuje wymagalność, chroni przed utratą kosztów procesu w określonych sytuacjach i często kończy sprawę bez sądu.
Dłużnik potwierdził saldo — czy to wystarczy?
Podpisane potwierdzenie salda przez osobę uprawnioną do reprezentacji jest uznaniem długu i przerywa bieg. Saldo potwierdzone przez pracownika księgowości niestety nie daje takiej gwarancji.
Faktura się przedawniła, ale dłużnik zapłacił. Może żądać zwrotu?
Nie. Zapłata przedawnionego długu jest skuteczna i nie podlega zwrotowi.
Czy można w umowie wydłużyć albo skrócić termin przedawnienia?
Nie — takie postanowienia są nieważne. Można natomiast umownie ustalić termin płatności, a to on decyduje, od kiedy termin biegnie.
Nakaz zapłaty mam od 2021 r., dłużnik nie miał wtedy majątku. Czy to jeszcze aktualne?
Tak. Należność stwierdzona prawomocnym nakazem przedawnia się po 6 latach (do końca roku), a każdy wniosek egzekucyjny przerywa bieg na nowo. Odsetki na przyszłość — 3 lata.
Wystawiłem fakturę za usługę w listopadzie 2023 r. z terminem 14 dni. Jest już przedawniona?
Tak — od 1 stycznia 2026 r. Nie znaczy to, że jest stracona: możesz wzywać, negocjować i pod pewnymi dodatkowymi warunkami potrącać; w sądzie wygrasz tylko wtedy, gdy dłużnik nie podniesie zarzutu albo gdy po drodze uznał dług.
Stan prawny: wrzesień 2026.